Styremøte 28. ? 30. september 2007 i Helsingfors

Referat

Til stede/deltakere:

Kolbrún Einarsdóttir, Island

Berit Haglund, Finland

Anette Järvi, Sverige

Salme Portinson, Sverige

Charlotte Peersen, Norge

Helle Skandorff Vestergaard, Danmark

Telefonmøter

Det har siden forrige styremøte vært avholdt 3 telefonmøter, henholdsvis den 18. april, den 14. juni og den 29. august. Møtene har hovedsakelig omhandlet planlegging av de Nordiske Dietistdagene i Sverige 2008. Referat fra telefonmøtene er kun sendt internt til styret i Nordisk Dietistforening etter bestemmelse tatt på første telefonmøte. Referatene er tilgjengelige hos sekretæren.

1.      Referatet fra forrige møte

Følgende korrigeringer ble gjort til referatet fra forrige møte på telefonmøte den 18. april:

Punkt nr. 3: Det ble stilt spørsmål ved om det faktisk var foreslått å avholde telefonmøter én gang i måneden. Punktet endres til: Det ble foreslått å avholde telefonmøter mellom styremøtene.

Punkt nr. 5: Under program for dag 2 rettes navnet på mulig foredragsholder vedr. ernæring og fysisk aktivitet til Mikael Fogelholm.

2.      Kongressbyrå og sted for kongressen

Tidspunkt

Det ble diskutert hvorvidt vi kan nå å arrangere kongressen til den tiden vi har fastlagt, spesielt med tanke på å få inn sponsormidler. Det ble konkludert at vi holder fast ved opprinnelig tidspunkt.

Kongressbyrå

Etter å ha gjennomgått tilbudene fra de to mest aktuelle kongressbyråer, ble det bestemt å satse på Akademikonferens. For 100 personer vil utgiftene beløpe seg til 1880 kr. per person. Da er utgifter til trykning av program, utstilleradministrasjon, samt markedsføring ikke medregnet. Festmiddagen, inklusive underholdning til 450 kr. per person ble foreslått sponset av Nordisk Dietistforening med 200 kr. Tidligere har dietistforeningen i det land kongressen avholdes, betalt noe, f. eks. trykning av program. Dietisternas Riksförbund kontaktes for å høre hva de evt. kan bidra med. Vedr. markeds-føring ble det diskutert om vi har kapasitet til å stå for det selv eller om vi har økonomisk mulighet for å la kongressbyrået være ansvarlig for markedsføringen. Anette undersøker følgende punkter med Akademikonferens: 1) Er prisene i tilsendte tilbud med eller uten moms? 2) Hva inngår i opp-gitte pris for uforutsette utgifter på 500 kr. per person? 3) Hvilke tidsfrister gjelder, og hva hefter vi evt. for hvis vi må avlyse kongressen? 4) Hva inngår i utstillingsadministrasjon på 20.000 kr.? Deltakeravgiften ble satt til 1800 kr. før den 15. januar, og 2300 kr etter denne dato.

Sted for kongressen

Uppsala Universitet vil være kongresslokaler. Det vil ikke være noe eget kongresshotell, men forskjellige alternativer for overnatting til ulike prisnivå vil bli forhåndsbestilt.

3.      Program

Med utgangspunkt i tidligere programforslag, ble følgende reviderte program satt opp:

Det reviderte programforslaget legges fram for den lokale programkonitéen, som består av: Britta Karlström, Agneta Andersson og Margareta Nydahl.

Oppfølging i forhold til kontakter gjøres av følgende: Anette (Eva Thors Adolfsson og Fredrik Bäckhed), Kolla/Charlotte (foredragsholder vedr. fettsyrer), Salme (foredragsholder vedr. nutri-genomics/omics for prevention). Kolla, Anette/Salme og Helle kontakter aktuelle personer fra

myndighetene i respektive land til programposten ?Handlingsplaner for gode kostvaner og fore-byggelse av livsstilssykdommer?.

Linker til aktuell litteratur til de enkelte programposter legges ut på hjemmesiden. En påminnelse om utlagt litteratur sendes til påmeldte via mail et par uker innen kongressen.

Forslag til en aktivitet lørdag kveld er rundvandring i Uppsala.

4.      Pre-symposier

Referansegruppenene i henholdsvis gastroenterologi og pediatri i Dietisternas Riksförbund (DRF) er forespurt om de var interessert i å arrangere pre-symposier, men anser seg dessverre ikke for å ha tid. Et alternativ er å la firma stå for pre-symposier. Forutsetningen er imidlertid at der ikke gis produktinformasjon på symposiene. Argumentet for å ha symposier før selve kongressen, er å gjøre det mer attraktivt å delta, dessuten å ha et variert program med f.eks. parallelle sesjoner over flere emner. Salme formulerer brev til aktuelle firma angående muligheten for å arrangere pre-symposier. Brevet legges ut på Nordisk Dietist Forenings hjemmeside. Programmet for pre-symposiene gjennomgås av den lokale programkomité, og det gis mulighet for å ha det med i programbladet for Nordiske Dietistdager.

5.      Sponsing

Tidligere utkast til sponsorbrev ble omformulert og prisene høynet fra tidligere 15.000 og 5.000 SEK til henholdsvis 25.000 og 15.000 SEK. I tillegg til disse to prisnivåer gis der også mulighet for andre former for sponsing til følgende priser:

-         materiale i kongressvesken/-mappen (5.000 SEK)

-         annonser i programbladet: bakside (10.000 SEK), ½ side (7.500 SEK), ¼ side (5.000 SEK)

-         logo i programbladet blandt øvrige sponsorer bakerst i bladet, og på hjemmesiden (3.000 SEK)

-         stand (1 x 1 m) uten person dersom det er plass, eller poster (7.500 SEK)

Det foreløbige programmet vedlegges sponsorbrevet ved utsendelse.

Lokalene sjekkes med hensyn til hvor stor plass det er til utstillere. Det finnes både et separat rom, samt en korridor utenfor forelesningssalen. Kongressbyrået har estimert med 10 utstillere.

Den tidligere utarbeidete sponsorlisten ble gjennomgått og supplert med flere aktuelle sponsorer.

DRF?s avdeling i Uppsala kontaktes for å høre om de har mulighet for å arbeide med sponsing. Følgende personer ble foreslått kontaktet: Inga Lisa Philip eller Marie Aas. De tilbydes i tilfelle  gratis reise, opphold og deltakelse på kongressen.

6.      Annonsering

Informasjon om de neste Nordiske Dietistdagene i Uppsala (første annonsering) ble formulert for utsendelse via mail til medlemmene i respektive lands foreninger, til deres medlemsblad/tidsskrift,

samt til hjemmesiden til hvert medlemslands forening med link til Nordisk Dietistforenings hjemmeside. En utvidet informasjon, inklusive opplysninger om deltakeravgift, samt informasjon

om muntlige eller poster presentasjoner, ble utformet til Nordisk Dietistforenings hjemmeside. Her legges senere link til kongressbyråets registreringsformular. Frist for innsending av abstract settes til 1. februar 2008.

7.      Vedtektene

Charlotte tar kontakt med Ellen for avklaring av oppfølging vedrørende vedtektene.

8.      Hjemmesiden

Gratis bilder fra Uppsala kommune legges inn på hjemmesiden. Flagg fra alle land settes sammen til en form for logo. Det legges link til Nordisk Dietistforenings hjemmeside fra alle medlemslands hjemmesider.

9.      Nordisk stipend

Annonse om Fresenius Kabi stipendiet for dietister settes inn på hjemmesiden. Helle undersøker om tidligere stipendievinnere har brukt sine stipendier.

10.  Neste telefonmøte og møte

Neste telefonmøte: onsdag den 14. november kl. 16.

Neste møte: 8. ? 10. februar i København.

Charlotte Peersen                                             Berit Haglund

sekretær                                                           justeringsmann

Referatet er justert og finnes undertegnet hos sekretæren.